Monitoring

Welke vormen van monitoring zijn er?

Monitoring kent de volgende vormen:

1. Periodieke review
2. Event driven review
3. Screening tegen sanctielijsten
4. Transactiemonitoring

1. Periodieke review

Een periodieke review is grotendeels een hernieuwd cliëntenonderzoek. U actualiseert- op basis van risico-gebaseerde en adequate maatregelen- periodiek de informatie over de klant. Indien nodig past u het risicoprofiel van de cliënt hierop aan.

In uw beleid en de procedures heeft u duidelijk beschreven op welke wijze en hoe vaak een periodieke review plaatsvindt. U heeft hiervoor een (risico gebaseerde) onderbouwing.

De periodieke review  gaat volgens een cyclus per risicocategorie: hoe hoger het risico, hoe vaker en diepgaander een review van de klantsituatie plaats zal moeten vinden. Dankzij deze voortdurende controle is het mogelijk afwijkende (transactie)patronen te ontdekken en na te gaan of zich situaties hebben voorgedaan die een verhoogd risico met zich meebrengen.

Zo zien we in de praktijk vaak dat banken hun hoog risico-klanten minstens 1 keer per jaar reviewen, terwijl de midden en laag risico-klanten om de 3 respectievelijk 5 jaar (of op basis van een vooraf omschreven gebeurtenis (event) aan een cliëntenonderzoek onderwerpen.

De frequentie en diepgang van een review is afhankelijk van het risico. Dus de bijkomende risicobeoordeling is bepalend voor de nieuw vast te stellen review termijn. Ook zullen de uiteindelijke analyse van het onderzoek en de (hernieuwde) risicobeoordeling van invloed zijn op de doorlopende transactiemonitoring.

Als de klant of de UBO eerst aangemerkt was als PEP en tijdens de review blijkt dat deze persoon niet langer een prominente politieke functie bekleedt, moeten de verscherpte maatregelen in ieder geval nog een jaar worden toegepast. Deze termijn kan overigens per jurisdictie verschillen.

2. Event driven review

Een Event Driven Review is in de basis een hernieuwd cliëntenonderzoek, die getriggerd wordt door specifieke  risicosignalen. In uw beleid en de procedures heeft u bepaald op basis van welke signalen een nieuw klantonderzoek moet worden ingesteld.

Een signaal van een Event Driven Review is bijvoorbeeld als klantgegevens in het handelsregister van de Kamer van Koophandel worden geactualiseerd. Nieuwe klantgegevens zijn dan reden zijn tot onderzoek, bijvoorbeeld wijziging van postadres naar een hoog risico land, of de wijziging van een bestuurder die op een PEP lijst voorkomt.

Een Event Driven Review leidt tot een actualisatie van het klantprofiel en mogelijk ook tot de aanpassing van het risicoprofiel van de cliënt. Na een Event Driven Review stelt u een nieuwe termijn vast voor een periodieke review.

3. Screening tegen sanctielijsten

Bij het screenen tegen de sanctielijsten worden alle namen en andere relevante gegevens van natuurlijke personen en rechtspersonen die in de klantendossiers staan (inclusief UBO, gemachtigde, begunstigde, etc.) gecontroleerd tegen de EU en Nederlandse sanctielijsten. In de praktijk zien we dat deze lijsten vaak worden aangevuld met de Amerikaanse sanctielijsten OFAC. Het screenen van relaties gebeurt bij klantacceptatie, periodieke review, event driven review, en/of bij tussentijdse wijziging in het klantenbestand en van de sanctielijsten.

4. Transactiemonitoring

Transactiemonitoring is een maatregel om het risico op het gebied van witwassen en terrorismefinanciering te beheersen. U vertaalt de risico’s op witwassen en terrorismefinanciering die uit de SIRA voortvloeien door naar het transactiemonitoringsproces. Bij de bepaling van het risicoprofiel van de klant betrekt u ook het verwachte transactiegedrag.

U heeft passende procedures en processen om de rekeningen, activiteiten en/of transacties van klanten te monitoren. Zo krijgt en behoudt u het inzicht in de aard en achtergrond van cliënten en hun financieel gedrag. Ook kunt u afwijkende transactiepatronen – zoals ongebruikelijke transactiepatronen en transacties die naar hun aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme- detecteren. En bent u in staat om te voldoen aan uw meldingsplicht.

Het is van belang dat u transactiemonitoring ziet als complementair aan de periodieke review.

Transactieprofiel

Per cliënt moet u een transactieprofiel hebben. Op basis van de kennis over de klant wordt bekeken of de transacties van die klant overeenkomen met het beeld dat de instelling heeft van de klant en het verwachte transactieprofiel.

Voor de bepaling van het risicoprofiel wordt gekeken naar de verwachte transacties en/of het verwachte gebruik van de rekening van een klant. Hierdoor kunt u in voldoende mate monitoren dat de transacties die tijdens de duur van de relatie verricht worden, overeenkomen met uw kennis van de klant en diens risicoprofiel.

Wanneer is een transactie ongebruikelijk?

Een transactie is ongebruikelijk wanneer er het vermoeden is dat er sprake is van een witwassen of financiering van terrorisme. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat de transactie afwijkt van het transactieprofiel, maar ook het transactiegedrag zelf kan opzien baren.

Er zijn indicatoren op grond waarvan u moet beoordelen of de transactie als ongebruikelijk kan worden aangemerkt. Deze indicatoren kunnen verschillen per type instelling. Deze indicatoren kunt u vinden op de website van FIU.

Er zijn objectieve en subjectieve indicatoren. Bij een objectieve indicator is de aard van de transactie leidend. Past de transactie in een objectieve indicator dan hoeft deze niet verder beoordeeld te worden, want in dat geval móet een Wwft melding worden gedaan. Valt de melding niet onder een objectieve indicator dan kan de subjectieve indicator van toepassing zijn. In dat geval beoordeelt u uw melding zelf en besluit dan zelf of de melding onder de subjectieve indicator valt. De instelling is zelf verantwoordelijk voor een juiste beoordeling.

Wanneer moet u een ongebruikelijke transactie melden?

Er zijn verschillende omstandigheden waaronder u een Wwft melding moet doen.

1. Wanneer u tot de conclusie komt dat sprake is van een ongebruikelijke transactie. Een melding van een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie zal onverwijld (zo snel mogelijk gezien de omstandigheden) moeten plaatsvinden, nadat het ongebruikelijke karakter van die transactie bekend is geworden.
2. Als het cliëntenonderzoek niet de door de wet voorgeschreven gegevens heeft opgeleverd, en er bovendien ‘indicaties’ zijn dat betreffende klant betrokken is bij witwassen of terrorismefinanciering.
3. Wanneer een bestaande klantrelatie wordt beëindigd omdat niet alle door de wet voorgeschreven gegevens worden verkregen en er bovendien ‘indicaties’ zijn dat betreffende klant betrokken is bij witwassen of terrorismefinanciering.

Het niet melden van een ongebruikelijke transactie, terwijl de instelling ermee bekend is, is een economisch delict. Wanneer u een melding heeft gedaan bent u verplicht tot geheimhouding van de melding.

Meer weten?

Meer weten over transactiemonitoring? Lees dan onze case over transactiemonitoring  of volg de cursus Wwft Transactiemonitoring van ons opleidingsinstituut, The Ministry of Compliance. De e-learning helpt u op een praktische manier met het doorlopen van de stappen van het klantonderzoek: analyseren, beoordelen, concluderen en vastleggen.

Heeft u hulp nodig bij de naleving van de Wwft of het monitoren van transacties? Lees dan meer over onze dienstverlening rondom transactiemonitoring of neem contact met ons op.