Klantacceptatie

Wat houdt een cliëntenonderzoek in?

Als financiële instelling moet u cliëntenonderzoek doen. Dit ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Op basis van het cliëntenonderzoek besluit u een klant te accepteren of niet. Op basis van bepaalde uitkomsten bent u bovendien verplicht om een melding te maken bij de toezichthouders of de Financial Intelligence Unit (FIU).

Wat is klantacceptatie?

Klantacceptatie is het proces dat u doorloopt, voorafgaand aan het aangaan van een zakelijke relatie met een klant.

Bij de klantacceptatie dient ook rekening te worden gehouden met sanctieregelgeving. Financiële instellingen dienen op grond van de Wet op het financieel toezicht, de Wwft en de Sanctiewet 1977 te controleren of de potentiële klant is opgenomen op sanctielijsten. Indien een instelling vaststelt dat dit het geval is dan moet bij de toezichthouder worden gemeld en wordt de betreffende potentiële klant geweigerd.

Stappenplan klantacceptatieproces

In het proces van klantacceptatie moeten navolgende stappen worden doorlopen. De mate van diepgang van deze stappen is veelal afhankelijk van het risico op witwassen en terrorismefinanciering.

Allereerst bepaalt u de identiteit van de klant. Dit doet u door de identiteitsgegevens op te vragen en te documenteren. Vervolgens stelt u vast dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit van de klant. Dit wordt ook we het ‘ken-uw-cliënt-beginsel’ – of ‘Know Your Customer (KYC)’ – genoemd.

Identificatie en verificatie moeten zijn verricht voordat de klantrelatie wordt aangegaan.

Als er weinig risico op witwassen of financieren van terrorisme bestaat, geeft de wet aan dat het een financiële instelling is toegestaan de identiteit van de klant (en de UBO) te verifiëren tijdens het aangaan van de zakelijke relatie. In dat geval verifieert u de identiteit zo spoedig mogelijk na het eerste contact met de klant, en uiterlijk voordat het product of dienst wordt geleverd.

U dient ook de natuurlijke persoon die de klant vertegenwoordigt te identificeren en diens identiteit te verifiëren. U moet redelijke maatregelen nemen om vast te stellen of de natuurlijke persoon voor zichzelf optreedt dan wel voor anderen. Als er bijvoorbeeld sprake lijkt te zijn van een stromanconstructie kan dat reden zijn voor het doen van verscherpt cliëntenonderzoek en zelfs tot het niet aangaan van de relatie met de (potentiële) klant. Een stroman is een persoon die optreedt onder eigen naam maar handelt voor iemand anders.

Het vaststellen van de identiteit van de betrokken partijen kan op diverse manieren. Zo kunt u de identificatie uitbesteden, bijvoorbeeld aan een tussenpersoon of aan een andere vestiging van dezelfde organisatie. Vaak is er ook sprake van afgeleide identificatie. In dat geval wordt er gebruik gemaakt van een tegenrekening met naam-nummercontrole. Daarnaast is het mogelijk gebruik te maken van zogenaamde introductie. Hierbij wordt de klant – inclusief de daarbij behorende informatie uit het cliëntenonderzoek – geïntroduceerd door een andere instelling die eveneens valt onder reikwijdte van de Wwft. U kunt daarbij denken aan een notaris of een accountant. Er kan ook sprake zijn van zogenaamde face-to-face identificatie. U bent hierbij dan direct in staat om de verificatie te doen.

Wat is een UBO?

De Wwft verplicht u om de Ultimate Beneficial Owner (UBO) te identificeren. De UBO is de uiteindelijk belanghebbende. Dit is altijd een natuurlijk persoon. U moet redelijke maatregelen nemen om de identiteit van de UBO te verifiëren. Dit betekent dat de intensiteit waarmee u dit doet afhankelijk is van het risico op witwassen en terrorismefinanciering. Zo kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van een zogenaamde UBO verklaring of van internetbronnen. Ook kunt – tegen betaling – het UBO-register raadplegen.

UBO en PEP

U moet kunnen bepalen of de cliënt en/of de UBO een ‘politically exposed person’ (PEP) is. Een PEP is een politiek prominent persoon. Een PEP kan extra vatbaar zijn voor corruptie.

Dit betekent dat u de klant en de UBO moeten screenen tegen PEP-lijsten. Als er inderdaad sprake is van een PEP, zal de instelling een verscherpt cliëntenonderzoek moeten uitvoeren en de klant doorlopend verscherpt moeten controleren. De belastingdienst en de Ministeries van Financiën en Justitie publiceren een lijst van politiek prominente functies en houden deze bij.

Sanctiescreening is ook onderdeel van het klantacceptatieproces. Sanctiescreening wordt vaak gelijktijdig met de screening tegen PEP-lijsten uitgevoerd. Waar een true hit op een PEP-lijst leidt tot een <verscherpt cliëntenonderzoek>, leidt een true hit op een sanctielijst tot het weigeren van de potentiële klant. In zo’n geval moet er ook een melding worden gedaan bij de toezichthouder.

Inzicht in eigendoms- en zeggenschapsstructuur

Als de (potentiële) klant een rechtspersoon is moet u ook inzicht krijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur. U moet de (legitieme) structuur kunnen begrijpen en aannemelijk vinden.

1. Doel en aard van de relatie

Aan de hand van de dienst die wordt aangevraagd moet u in staat zijn om te achterhalen waarom deze gewenst is en of dit plausibel is.

2. Bron van de middelen

In deze stap toetst u de legitimiteit van de middelen die afkomstig zijn van de klant.

3. Initiële risico-classificatie

De beoordeling van het risico op witwassen en terrorismefinanciering komt op meerdere momenten in het klantacceptatieproces voorbij. Er wordt derhalve ook wel gesproken van een initiële risicoclassificatie en finale risicoclassificatie.

Bij de initiële risicoclassificatie wordt vastgesteld welk cliëntenonderzoek er gedaan moet worden. Ter ondersteuning van deze beoordeling maken veel organisaties gebruik van risk rating modellen en risk rating software om zogenaamde red flags te detecteren.

De risicofactoren klant, transactie, product/dienst worden hierin meegenomen. Ook houdt u rekening met het doel van de relatie, de financiële exposure en de regelmaat of de duur van de relatie. In ieder geval moet u rekening houden met de risicofactoren die worden genoemd in bijlagen II en III bij de vierde anti-witwasrichtlijn.

CDD en EDD

Cliëntenonderzoek en Customer due diligence (CDD) zijn synoniemen van elkaar. De term CDD wordt echter ook vaak gebruikt als allesomvattende term voor klantacceptatie, transactiemonitoring, risicoclassificatie en sanctiescreening.

De wet maakt onderscheid tussen:

1. Vereenvoudigd cliëntenonderzoek (simpliefied due diligence)
2. Clientenonderzoek (customer due diligence)
3. Verscherpt clientenonderzoek (enhanced due diligence)

Op basis van de informatie die u in de voorgaande stappen heeft verzameld maakt u een keuze welk cliëntenonderzoek kan of moet worden uitgevoerd.

Bij het bepalen in welke mate cliëntenonderzoeksmaatregelen moeten worden toegepast, beoordeelt de financiële instelling het witwasrisico en het risico op terrorismefinanciering.

Als sprake is van een bewezen laag risico, kan volstaan worden met het treffen van vereenvoudigde cliëntenonderzoeksmaatregelen. Dit houdt onder meer in dat u aantoonbaar voldoende gegevens verzamelt om te kunnen vaststellen of met betrekking tot een klant een vereenvoudigd cliëntenonderzoek kan worden verricht.

Indien er sprake is van een zogenaamd normaal risico, dan houdt de instelling het normale cliëntenonderzoek aan, waarvan de onderdelen hierboven onder de eerste paragraaf zijn opgesomd.

Als zich een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme voordoet, verricht u een verscherpt cliëntenonderzoek. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat aanvullend onderzoek verricht moet worden naar de herkomst van vermogen van de klant en de herkomst van middelen die bij een transactie betrokken zijn.

Finale risicoclassificatie

De finale risicoclassificatie wordt gedaan op basis van de uitkomsten van het betreffende cliëntenonderzoek. Deze is vaak gebaseerd op het professionele oordeel van de eerste lijn en een eventueel advies van de tweede lijn. Risk rating modellen en risk rating software zijn vooral ondersteunend aan het onderzoek, de finale risicoclassificatie zal uiteindelijk afhangen van het volledige cliëntenonderzoek.

Het klantacceptatieproces kan worden afgerond nadat het cliëntenonderzoek is gedaan en het klantrisico op adequate wijze is vastgesteld. Het vastgestelde klantrisico is de basis voor monitoring en review gedurende de periode dat de klantrelatie bestaat.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het proces van klantacceptatie? Lees dan ook ons artikel over het automatiseren van het cliënten- en relatieonderzoek of volg de opleiding Wwft Klantonderzoek, via ons opleidingsinstituut The Ministry of Compliance.

Kunt u wel wat hulp gebruiken bij het uitvoeren van cliëntenonderzoek? Onze Wwft specialisten kunnen u hierbij helpen, of u het proces geheel uit handen nemen.