Banken

Transactiemonitoring: ontwikkelt uw werkwijze zich net zo snel als die van criminelen?

Waarschijnlijk antwoordt ook u volmondig ja op deze vraag. Toch blijkt uit onze ervaring dat financiële instellingen vaak een te rooskleurig beeld hebben van hun transactiemonitoring en Wwft risicobeleid. En dit kan hen duur komen te staan. Want wie zijn transactiemonitoring niet op orde heeft, riskeert een onderzoek van de toezichthouder met de kans op een aanwijzing of zelfs een boete. Aan de hand van een geanonimiseerde casus vertellen wij welke fouten we organisaties zien maken en hoe onze specialisten u kunnen helpen deze te voorkomen.

Help, het is de criminelen toch gelukt!

Een goed ingericht transactiemonitoringsysteem, een duidelijke beschrijving van processen en zelfs een nieuwe werknemer om alerts te checken. De bank dacht haar zaken prima op orde te hebben. Toch stond ineens de toezichthouder voor de deur. Het was criminelen – ondanks alle maatregelen – gelukt geld wit te wassen via rekeningen bij de bank.

De bank reageerde verrast: ze deden er toch alles aan om verdachte transacties te controleren? Ook de toezichthouder had veel vragen. “Hoe zit het met de aanpassingssnelheid van de processen aan de werkwijze van criminelen?” “In hoeverre zijn de scenario’s bijgewerkt aan de laatste SIRA?” “Wanneer en waarop hebben de medewerkers training gehad?” “En is het duidelijk waarom de alerts uit de transactiemonitoring op ‘afgehandeld’ zijn gezet?” Kortom, veel vragen waar een diepere analyse op nodig was.

Wat ging er fout?

De systemen van de bank hadden de verdachte transacties niet opgemerkt. De belangrijkste oorzaak hiervoor leek te liggen in het gebrek aan overzicht. Kennis over betalingen was verdeeld over meerdere afdelingen en medewerkers binnen de organisatie, en werd amper onderling gedeeld.

Ook ontbrak het aan reëel inzicht in het verwachte transactiepatroon van cliënten. Bij het openen van rekeningen stelden de medewerkers van de bank weliswaar een risicoprofiel op van de desbetreffende cliënt, maar ze gingen niet goed na wat de redenen waren van het openen van de rekening. Hierdoor vielen afwijkingen in het transactiepatroon niet op. Controles stonden los van het risicoprofiel van de cliënt en de te verwachten transacties.

Bovendien waren de controles gericht op het beoordelen van een individuele transactie, terwijl er in dit specifieke geval sprake was van meerdere transacties verspreid over een langere periode. Als de bank meer inzicht had gehad in het verwachte transactiepatroon van de cliënt, dan waren de ongebruikelijke transacties waarschijnlijk op tijd opgemerkt.

Onze aanpak

Het was duidelijk dat de bank maatregelen moest nemen om witwassignalen in de toekomst tijdig te herkennen. Charco & Dique kon helpen met de volgende aanpak:

Organisatieschets

Allereerst stelden we een organisatieschets op. Dit deden we op basis van bestaand materiaal en interviews met medewerkers. Deze organisatieschets maakte duidelijk hoe ver de bank was op het gebied van risicoanalyse, beleid en de implementatie hiervan. Ook keken we naar de manier waarop alerts werden afgehandeld.

Uit een van de interviews bleek dat de communicatie tussen de accountmanagers en cliënten tot onvoldoende resultaten leidde. Accountmanagers werden door de afdeling transactiemonitoring regelmatig verzocht om cliënten te benaderen naar aanleiding van alerts van verdachte transacties. Hierbij mochten ze echter niet direct vragen naar specifieke transacties. Het was voor de accountmanagers onduidelijk wat ze de cliënt dan wel konden vragen. De gesprekken werden gezien als formaliteit en resulteerden in onvoldoende informatie. Hierdoor bleef de afdeling transactiemonitoring met vragen zitten.

Systemen testen

Nadat we een organisatieschets hadden opgesteld, onderwierpen we de systemen van de bank aan verschillende scenario’s. Hierbij letten we op of en hoe de systemen verdachte transacties detecteerden en vooral welke transacties niet werden herkend.

Tijdens het testen van de systemen kwam een belangrijk knelpunt aan het licht. Door de manier waarop de bank de privacywetgeving interpreteerde, hadden accountmanagers geen toegang tot informatie over eerder geweigerde klanten. Om dit op te lossen, stelden we samen een protocol op over hoe deze informatie toch inzichtelijk kon worden gemaakt en werd het systeem aangepast.

Patronen leren herkennen

Om de medewerkers te leren verdachte transacties te herkennen binnen een patroon of context, gaven wij hen een training. De training was gebaseerd op het beleid en risico’s van de bank. Tijdens de training gaven we een toelichting op de relevante wet- en regelgeving en gingen de werknemers actief aan de slag met specifieke casussen. Ook kwam de communicatie met cliënten aan bod. Omdat accountmanagers het lastig vonden dat ze het cliënten niet mochten vertellen als ze belden naar aanleiding van een ongebruikelijke transactie, gaven we hen tips over wat ze dan wél konden zeggen en vragen.

Praktisch advies

De laatste stap was het uitbrengen van een praktisch advies waarmee de bank verder kon. De bank maakte gebruik van een applicatie in combinatie met meerdere Excel-bestanden. Dit was niet alleen onoverzichtelijk, maar resulteerde ook in fouten. Met behulp van onze IT-experts adviseerden we over hoe de applicatie beter in lijn gebracht kon worden met het proces en hoe zij de rechten en rollen van betrokkenen bij het transactiemonitoringsproces het beste konden inrichten.

Lessons learned

Uit de casus blijkt dat een individuele transactie op zichzelf vaak niet verdacht of ongebruikelijk is, maar het patroon of de context waarbinnen de transactie wordt uitgevoerd soms wel. Het is daarom van groot belang om voor iedere cliënt een verwacht transactiepatroon op te stellen. Dit kan door uitvraag te doen bij de cliënt en de beschikbare cliëntinformatie en transactiehistorie te analyseren. De DNB-guidance inzake Post-event transactiemonitoringsproces bij banken geeft hiervoor een aantal good practices. Vervolgens is het zaak het daadwerkelijke transactiegedrag continu te vergelijken met het verwachte transactiepatroon, zodat afwijkingen op tijd herkend worden.

Daarnaast is het belangrijk om relevante wijzigingen in cliëntomstandigheden te blijven peilen. Dit kan namelijk ook leiden tot het herkennen van een ongebruikelijk patroon. Bijvoorbeeld in het geval van een horecagelegenheid of kapperszaak die wekelijkse stortingen blijft doen ondanks de corona-lockdown.

Hoe gaat het nu met de bank?

Tegenwoordig is de bank beter in staat om risico’s in een vroeg stadium op te merken – zowel bij het aangaan van nieuwe relaties als bij de periodieke cliëntreview. De medewerkers vragen beter door naar het beoogde doel van het product (bijvoorbeeld een bankrekening, een lening of een deposito) en het te verwachten transactiegedrag, en vergelijken dit continu met het daadwerkelijke transactiegedrag.

Transactiemonitoring en de daaruit volgende resultaten en meldingen worden tegenwoordig meegenomen bij het updaten van het beleid en in de training van medewerkers. Hierdoor ontwikkelt de werkwijze van de bank mee met wat er in de praktijk gebeurt. Het aantal meldingen van ongebruikelijke transacties is toegenomen en de bank is aantoonbaar in control.

Kunnen wij u helpen?

Wilt u meer weten over transactiemonitoring? Via ons opleidingsinstituut bieden wij een Transactiemonitoring e-learning aan. De cursus helpt u op een praktische wijze met het doorlopen van de stappen van het klantonderzoek: analyseren, beoordelen, concluderen en vastleggen.

Wilt u advies over het effectiever monitoren van transacties of kunt u hulp gebruiken bij het uitvoeren van cliëntenonderzoek? Onze Wwft specialisten helpen u graag. Neem gerust contact met ons op.

Contact